Verslag BVKZ Kennisbijeenkomst Arbeidsinspectie 14 november 2023

Arbo voor kleinschalige zorgaanbieders

Anita Hertogh (projectleider) en Els van der Heijden (inspecteur) van de Arbeidsinspectie hebben een toelichting gegeven op een aantal onderwerpen rondom de Arbowetgeving en het toezicht.

Ze pleiten er voor om de werknemer op één te zetten:

• Minder klachten, verzuim en verloop
• Meer werkplezier
• Betere zorg

Bekijk hier de presentatie

1. Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E)

Kleine zorgaanbieders worstelen vaak met wat ze moeten doen en waar ze aan moeten voldoen. Ze zien het vaak als een papieren tijger. Maar de Inspectie benadrukt dat een RI&E een spiegel is van en voor uw bedrijf. Zo krijgt u de risico’s in beeld en kunt u er mee aan de slag gaan. Juist nu, in deze tijd van arbeidskrapte is het heel belangrijk om goede werkomstandigheden te creëren.

Wat kunt u doen? 

• U kent de risico’s pas als u ze doorlopend goed inventariseert; 
• Raadpleeg de Arbo catalogus en ondersteuning van de brancheorganisaties;
• Betrek gecertificeerde kerndeskundigen voor RI&E en PVA; 
• Betrek werknemers, OR, leidinggevenden en zorg ervoor dat het geen ‘dood’ documenten wordt;
• Zorg dat iedereen de risico’s en maatregelen kent; 
• Bespreek de arbeidsomstandigheden in het werkoverleg. 

Wel of niet toetsen van een RI&E door een kerndeskundige?

De RI&E hoeft niet getoetst te worden als uw zorgorganisatie minder dan 25 medewerkers heeft, boven de 25 medewerkers moet het wel getoetst worden.

We hebben een RI&E opgesteld met een kerndeskundige. Moet die RI&E dan alsnog weer getoetst worden?

Als de kerndeskundige deskundig is op het hele Arboterrein, dan is het niet nodig om de RI&E ook nog te laten toetsen. Het kan ook zijn dat deze kerndeskundige deskundig is op een deel van het terrein (bijvoorbeeld alleen veiligheidsdeskundige). Elke kerndeskundige heeft zijn eigen vakgebied en is bevoegd om zijn eigen vakgebied te toetsen. Een bedrijfsarts kan de RI&E volledig toetsen. Meestal heeft u als organisatie al een contract met een arbodienst, dan is het logisch om het door hen te laten toetsen.  

Hoe lang is een RI&E geldig?

• Er zijn geen specifieke regels of vereisten. Aangeraden wordt om elke 3 of 4 jaar een nieuwe RI&E uit te voeren. In ieder geval is het advies  elk jaar de bestaande RI&E door te nemen en het plan van aanpak aan te passen. Zijn de maatregelen uitgevoerd, of moeten we er nog meer mee doen of moet ik er iemand bij betrekken? Houd het levend en kijk er regelmatig naar. Of stel mensen aan die per onderdeel verantwoordelijk zijn, zodat het up to date blijft.  
• Als de organisatie verandert, uitbreidt, verhuist naar een ander gebouw of totaal andere werknemers in dienst neemt, dan moet de RI&E opnieuw uitgevoerd worden.
• Bij elke nieuwe cliënt is het goed om te checken of er op individueel niveau andere risico’s zijn, bijvoorbeeld m.b.t. de mobiliteit, agressie etc.

Wij hebben ook een risico inventarisatie en implementatie conform het KKFZ (kwaliteitskader forensische zorg) en hierin staat ook opgenomen dat een lerende organisatie volgens het PDCA cyclus zorgt voor een veilig werk- en leerklimaat. Kan dit ook meegenomen worden binnen de RI&E? 

Dit heeft ook te maken met een cultuur van veilig en gezond werken. Hoe beheerst u dat binnen een organisatie? Welke cultuurelementen zijn van belang? Is er prioriteit? Hoe staat het met leiderschap? Leert de organisatie van incidenten en hoe doen ze dat? Hoe zorgen dat leidinggevenden dat er ook echt prioriteit gegeven wordt aan werknemers en niet alleen dat wat er voor de client moet gebeuren.

Welke instrumenten zijn er om bij de intake door te lopen? Moet ik dan denken aan een risicosignaleringlijst? 

De VVT-sector heeft daar een aantal goede checklists voor, deze zijn ook prima te gebruiken binnen andere sectoren. In de verschillende Arbo catalogi staan checklists.

Arbochecklist verpleging en verzorging

Arbochecklist gehandicaptenzorg

Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO); het is best wel duur en hoe vaak is het verplicht?

PAGO is verplicht, maar er zijn geen voorwaarden aan verbonden over hoe vaak en voor welke doelgroep. Leid af vanuit de RI&E welke werknemers nu extra risico’s lopen, zodat zij uitgenodigd kunnen worden voor zo’n onderzoek.

Daarnaast is het van belang dat medewerkers naar een bedrijfsarts kunnen als ze klachten hebben. De bedrijfsarts kan de werkgever ook adviseren als er meerdere signalen binnenkomen over een bepaald onderwerp of als hij/zij specifieke risico’s herkent. Belangrijk is dat de bedrijfsarts terug kan vallen op een goede RI&E. dan weet hij/zij wat voor organisatie hij voor zich heeft en welke risico’s er spelen.

Moet een PAGO door een bedrijfsarts worden uitgevoerd? Daar is een chronisch tekort aan.

Over het algemeen heeft u als organisatie een basiscontract afgesloten met een arbodienst of een BIG geregistreerde bedrijfsarts. U kunt dit met hen  bespreken hoe en hoe vaak dit uit te voeren.

Wordt de inzet van extra FTE ter uitvoering van deze RI&E ook verdisconteerd ergens in (tarieven of subsidies)? Het lijkt mij nuttig en nodig om veilig en gezond te werken maar vraagt wel om extra externe inzet. Voor kleine organisaties kan dit uitdagend zijn.

Het is goed om bij onderhandeling, naast het directe werk wat te maken heeft met de cliënten, ruimte in de tarieven te scheppen voor werkoverleg, maar ook voor training en voorlichting. De ene gemeente gaat er beter mee om dan de andere. Dit geldt ook voor de zorgverzekeraars en zorgkantoren. De Inspectie hamert er op dat er een minimum, rondom de Arbowetgeving, in orde moet zijn.

2. Psychosociale arbeidsbelasting (PSA)

• Inventariseer de oorzaken van de werkdruk en ongewenst gedrag;
• Bespreek deze met elkaar en spreek heldere normen af;
• Hoe gaan we om met het gedrag van de cliënt? (de een kan er beter mee omgaan dan de ander, de een kan het minder schelen en de ander is er gevoelig voor, niet iedereen is hetzelfde);
• Neem, in overleg met de werknemers, passende maatregelen;
• Evalueer of de maatregelen werken en evalueer nieuwe knelpunten.

50% van de organisaties heeft te weinig structurele aandacht voor aanpak PSA. PSA is een onderwerp waar de Inspectie graag in gesprek over gaat met medewerkers als ze op bezoek komen. Is het werkdruk, werkervaring? Wat kan het veroorzaken? Als een cliënt je de hele dag uitscheldt, ook al hoort dat bij het ziektebeeld, dan kan dat wel aan iets met je doen. Of een weigering om door u geholpen te worden omdat u een ander geloof heeft of uit een andere cultuur komt, ook dat kan iets met u doen. Ga als werkgever het gesprek hierover aan met de medewerkers en probeer er oplossingen voor te vinden.

Medewerkerstevredenheid

De Inspectie geeft het advies om regelmatig een medewerkerstevredenheidsonderzoek te doen. Doe het anoniem, zodat mensen kunnen aangeven waar ze last van hebben. Zeker in een klein(er) team is dit van belang. Zo weet u als werkgever wat er speelt en kunt u het gesprek hierover op gang brengen.

Huisregels

In de Arbocatalogus staat opgenomen om te zorgen voor huisregels. Dit brengt vaak discussie met zich mee: Iedereen weet toch hoe je met elkaar omgaat of wat je van elkaar kan verwachten? Maar huisregels geven ook helderheid en kunnen voor medewerkers houvast bieden in de omgang met cliënten en hun familie. Zo kunt u als werkgever achter uw werknemer staan.

Werkstress

Steun van collega’s, leidinggevende, goede pauzes, dit zijn zomaar een aantal factoren die ervoor zorgen dat de balans beter wordt. Stem het af, bespreek het. Wat kan er aan de andere kant van de weegschaal? De kunst is hoe houd u iedereen gemotiveerd en in balans? Wat kan u als organisatie bieden. Een luisterend oor, een veilige omgeving om in overleg te kunnen. U kunt op veel manieren schakelen om mensen in hun positieve energie te krijgen. Waardering, ook van de directeur, is heel belangrijk. Laat zien dat u de mensen belangrijk vindt. Geef eens gemeende complimenten. ik zie je staan. Ik zie dat je niet anders kan dan wat je doet.

Beschikbaarheid van een vertrouwenspersoon

Sta open voor uw mensen. Als een medewerker ergens mee zit en ze wil die klacht bespreken, dan kan de leidinggevende te dichtbij of te betrokken zijn. Het is dan goed om dit met een onafhankelijk persoon te kunnen doen. Zorg ervoor dat uw organisatie een vertrouwenspersoon heeft. Dat is ook veiligheid voor de werknemer.

BVKZ heeft een samenwerkingspartner waarbij haar leden, tegen een gereduceerd tarief, een vertrouwenspersoon kunnen inschakelen.

Adcase – Vertrouwenspersoon

Is er ook een instrument waarmee je de psychische belasting in de GGZ in kaart kunt brengen en SMART maken?

De Inspectie geeft aan dat er een instrument is of binnenkort beschikbaar komt. In de verschillende Arbo catalogi zijn hierover allerlei checklists en voorbeelden beschikbaar:

Arbo catalogus – GGZ

Arbo catalogus – VVT

Arbo catalogus – Sociaal werk

Arbo catalogus – Gehandicaptenzorg

3. Fysieke belasting

• Prioriteit, bewustwording en leiderschap in alle lagen.
• Structurele en organisatie-brede voorlichting en training, ook ZZP’ers
• Goede beoordeling mobiliteit client en vastleggen afspraken voor de start
• Gebruik hulpmiddelen: beschikbaarheid, kennis gebruik, voldoende tijd
• Zorg voor betere hulpmiddelen: hoog/laag douchestoel, betere tilliften
• Ga in gesprek met gemeente, zorgverzekeraars, leveranciers, zorgorganisatie
• Ga in gesprek met cliënt en familie over inrichting werkruimte

Welke verantwoordelijkheden heb ik t.a.v. ZZP’ers?

Een ZZP’er telt als een eigen medewerker vanuit het perspectief van de Arbowetgeving.

• Degene verricht voor uw organisatie werkzaamheden, dit betekent dat u verantwoordelijk bent voor de arbeidsomstandigheden en hebt u een zorgplicht.
• Van belang is ook om te checken hoeveel en wanneer de ZZP’er nog meer werkt (bij andere organisaties). Het rooster hoort hier op aan te sluiten. Leg het ook vast zodat het duidelijk is waar u wel en geen rekening mee hoeft te houden.

4. Groot verloop van jonge(re) werknemers

Zien jullie wat betreft sfeer en steun voor (jonge) arbeidskrachten verschillen tussen grote en kleinschalige aanbieders?

De Inspectie ziet verschillen per afdelingen, ook binnen grotere organisaties. In een grote organisatie kan de onboarding goed geregeld zijn, maar alles staat of valt met de cultuur die op de afdeling is. Is er voldoende steun en tijd om jonge medewerkers in te werken? Wat is de sfeer op de afdeling, daar zijn jonge mensen gevoelig voor. In grote en kleine organisaties moet dat goed zijn.

Met name de begeleiding blijkt erg belangrijk. Maar de Inspectie ziet ook de worsteling van een werkgever met een tekort aan medewerkers. Dan kan het voorkomen dat  een uitzendkracht een jonge medewerker inwerkt met een groot risico op voortijdig afhaken. Een ander voorbeeld: Jongeren willen graag met ouderen werken, maar als ze dan op een PG afdeling komen en ze worden niet goed begeleid, bij het hanteren van agressief gedrag van de bewoners, dan zijn ze ook weer snel weg.

Wordt een bezoek altijd aangekondigd?

Meestal wel, ook omdat ze graag met een aantal mensen willen spreken zodat hier ook ruimte voor gemaakt kan worden. Als er (ernstige) klachten of signalen zijn binnengekomen, dan zal de Inspectie vaak niet aangekondigd bij de organisatie langs gaan.